上班快迟到，急着把项目方案发给客户，结果文件太大，上传卡了半天——这种经历很多人都遇到过。其实解决办法很简单：压缩文件大小，传输自然就快了。
为什么压缩能加快传输
文件压缩的本质是用更高效的格式重新组织数据。比如一个500MB的视频文件，经过合理压缩可能变成100MB，上传时间直接从几分钟缩短到几十秒。尤其在发邮件、传网盘或用微信发送时，小文件几乎秒传。
常见的压缩方式有两种：一种是“打包压缩”，比如把多个文档打成一个ZIP；另一种是“有损压缩”，比如降低图片或视频质量来减小体积。前者不丢内容，后者适合对画质要求不高的场景。
日常中怎么操作最省事
Windows系统自带压缩功能。选中要发送的文件夹，右键选择“发送到”→“压缩（zipped）文件夹”，系统就会自动生成一个同名的ZIP包。这个方法适合发一组文档或截图，既整齐又省空间。
如果要传的是照片，可以先用手机自带的“编辑”功能裁掉多余部分，或者用微信的“原图”开关控制。不开原图时，微信会自动压缩图片，虽然清晰度稍降，但发朋友圈或群聊完全够用。
进阶一点：用工具精细控制
需要更高自由度的话，可以用7-Zip这类免费工具。它支持更高的压缩率，还能分卷压缩——比如把一个大文件切成几个50MB的小包，避开邮箱附件限制。
安装后右键菜单会出现更多选项，选择“7-Zip”→“添加到压缩包”，在弹出窗口里可以设置压缩格式（ZIP或7z）、压缩级别（推荐“标准”或“最大”），甚至设密码保护。
视频和PDF也能压
发教学视频给同事？试试用HandBrake这类工具转码。把1080p视频转成720p，码率调低一点，文件能缩小一半以上，播放依然流畅。
PDF文件看起来不大，但带高清图就容易超标。用“Smallpdf”或“iLovePDF”这类在线工具，一键压缩，文字清晰度基本不受影响，特别适合传简历或合同。
什么时候别盲目压缩
有些文件本身已经是高压缩格式，比如MP4视频、JPEG图片、MP3音频，再压缩效果有限，还可能损失质量。尤其是工作用的设计源文件（如PSD、AI），建议原始发送，避免对方打开出问题。
关键原则是：看用途。临时沟通、快速分享，适当压缩没问题；正式交付、归档保存，还是优先保证完整性。